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Politique d'acceptation et d'utilisation des dons

1. PRINCIPES DE BASE

Suicide Action Montréal (SAM) assume la responsabilité d'émettre des reçus officiels pour fins d'impôts en accord avec les lois des gouvernements provinciaux et fédéraux. Le numéro d'enregistrement de SAM, à titre d'organisme de charité officiel, est 88054 4275 RR0001.

En accord avec la présente politique et des lois en vigueur, SAM encaisse ces dons et émet des reçus aux donateurs. De plus, la SAM tient un registre officiel de tous les dons encaissés.

Il est important que la SAM, en consultation son conseil d’administration, adopte officiellement cette politique de façon à assurer un traitement identique et équitable à tous les donateurs. Cette procédure fait en sorte que tout donateur qui effectue un don est traité de façon équitable et reçoit le remboursement auquel il a droit selon le type de contributions et les lois en vigueur.

La Politique d'acceptation et d’utilisation des dons sert à (i) régir l'acceptation des dons, quelque soit la nature de ces dons, et (ii) bien gérer les dons reçus dans l’intérêt de SAM, incluant son exploitation et ses projets spéciaux.

Les dons doivent permettre d’aider financièrement SAM à remplir sa mission en prévention du suicide ainsi que les nombreux services s’y rattachant et d'aider financièrement les bénévoles et intervenants de SAM dans leur formation continue.

Les politiques doivent permettre :

• de prendre des décisions éclairées relativement à l'acceptation des dons; 

• de traiter les contributions reçues conformément aux lois sur l'impôt;

• d'établir des méthodes sur les plans administratifs, juridiques et comptables quant à l'acceptation, le traitement et les reconnaissances permises;

• de produire un rapport précis des dons faits à SAM;

• d’informer les donateurs sur l’utilisation faite des dons;

• de maintenir des relations équitables et cohérentes avec les donateurs.

Dans le cas d’événements spéciaux, des commandites pourraient être reçues par SAM. Toutefois, ces dites commandites ne sont pas reconnues comme un don de charité au sens de la loi et aucun reçu officiel de charité ne se sera émis pour fins d’impôt dans ce contexte. 

2. ACCEPTATION DE DONS

2.1 Admissibilité des dons
Sont admissibles les dons faits sous les formes suivantes :

  1. i. les dons en espèces et chèques;
  2. ii. les titres, actions et obligations;
  3. iii. les dons en matériels et les dons immobiliers ;
  4. iv. les legs;
  5. v. les polices d'assurances désignant SAM comme bénéficiaire irrévocable et ultimement, comme propriétaire;
  6. vi. les ententes fiduciaires;
  7. vii. les contrats de rente viagère.


2.2 Dons assortis de conditions
Lorsque les conditions liées à un don sont jugées difficiles d’un point de vue administratif, comme pouvant entraver la liberté d’exploitation de SAM ou n'étant pas dans le meilleur intérêt de SAM, SAM (en consultation avec son conseil d’administration) peut recommander que les termes de la contribution soient révisés ou que la contribution soit refusée si les conditions ne peuvent être modifiées.

2.3 Acceptation de dons 
SAM se réserve le droit d’accepter ou de refuser tout don qu’elle reçoit. Toutefois, l'encaissement de tous les dons se fait via SAM quel que soit l'usage spécifique mentionné.

En accord avec la politique de reconnaissance, la décision ultime d'accepter ou de refuser toute proposition de nommer une reconnaissance liée à un don revient à SAM. De ce fait, l'acceptation d'un don qui implique une proposition de nommer une reconnaissance est conditionnelle à l'acceptation finale de SAM.

Tous les dons destinés à SAM doivent être généralement reconnus et enregistrés par SAM. La première reconnaissance consiste en un reçu officiel de charité accompagné d'une lettre préparée par SAM. Ces documents sont reconnus comme étant l'acceptation officielle du don, selon dans les conditions ci-haut présentées.

Les contributions faites sous forme d'actions/titres seront comptabilisées au prix moyen de vente la journée de la transaction et du transfert. En accord avec la politique de SAM, les actions sont liquidées soit à la première opportunité, soit au moment jugé opportun par SAM.

Les intentions de dons testamentaires (legs) seront conservées à SAM qui sera responsable de la réception de ces derniers. La direction de SAM sera avisé lorsqu'un legs sera reçu et réciproquement. De même, elle sera avisé  des intentions de dons liées aux polices d'assurance, aux contrats de rente viagère et aux ententes fiduciaires.

2.4 Réception des dons
Tous les dons admissibles, reçus par SAM, seront accompagnés d'un reçu d'impôt officiel, à moins qu'un donateur indique spécifiquement qu'il ne désire pas en recevoir. Par conséquent, au sens de la loi pour qu'un organisme puisse émettre un reçu de charité, il doit avoir encaissé un don. Ce qui signifie que, pour qu'un donateur puisse recevoir un reçu d'impôt de SAM, son don doit être remis à SAM. Dans le cas d’un don par chèque, le reçu d’impôt sera émis suite au dépôt bancaire du chèque en question.

Le fait de remettre le don à SAM contribue plus spécifiquement à trois choses :

  1. i. Rapporter de façon complète et précise les contributions destinées à SAM et ce, conformément aux lois en vigueur;
  2. ii. S'assurer que les donateurs soient reconnus pour la totalité de leurs contributions à SAM;
  3. iii. S’assurer d’une meilleure gestion financière des dons reçus à SAM.


Il est donc très important que SAM agisse, autant que possible, comme seul véhicule officiel de tous les dons destinés à SAM.

Les reçus de charité seront délivrés pour l'année au cours de laquelle les dons ont été reçus. Dans le cas de la réception d'un don après le 31 décembre, le sceau de la poste sera considéré comme date à laquelle le don a été effectué. De plus, les reçus sont émis au nom du donateur seulement. Pour un don par carte de crédit, le reçu sera émis au nom du titulaire de la carte utilisée et, pour un don par chèque, le reçu sera émis au nom apparaissant sur le chèque comme détenteur du compte.

Il se peut que SAM enregistre d’autres types d’entrées de fonds qui ne sont pas reconnues comme dons de charité. Dans un tel cas, un reçu ne peut être émis pour ces sommes et ils ne sont donc pas touchés par cette politique.


3. UTILISATION DES DONS
SAM effectue des placements bancaires afin de faire fructifier les dons reçus et non utilisés. Au moment que SAM où jugera opportun, SAM versera les sommes d’argent nécessaires au bon fonctionnement. SAM compte mettre tous ses efforts à maintenir les frais administratifs en-dessous de 10% de ses revenus annuels. 

Une fois l’année financière complétée, SAM produit ses états financiers. Ces derniers font l’objet d’une vérification comptable et sont présentés à l’Assemblée générale annuelle. Pour des raisons de transparence, tout donateur peut demander une copie des états financiers (approuvés à l’Assemblée générale) des deux exercices précédents. 

4. POLITIQUES GÉNÉRALES ET ADMINISTRATION
En consultation avec la direction, SAM doit s'assurer que toute sollicitation soit faite en fonction des besoins prioritaires de l’organisme et corresponde à sa mission..

L'établissement d'un don désigné au nom du donateur requiert une confirmation écrite du donateur et la promesse de dons étalés sur plusieurs années sous forme de contrat/entente et contresigné par la direction de SAM.

Toutes les négociations ou pourparler relatifs aux dons en matériels ou immobiliers, incluant les dons de propriété, les livres, les biens mobiliers, les ordinateurs et les oeuvres d'art, doivent être gérés par SAM, étant donné que ce dernière devra soumettre l'article à une évaluation par une tierce partie afin d'octroyer la juste valeur pour fins du reçu d'impôt.

Les dons capitalisés doivent inclure une clause qui donne à SAM la possibilité de changer les conditions originales si celles-ci devaient cesser d'être applicables, afin d'orienter le don, tout en essayant de conserver l'intention initiale du donateur, au programme qui sera considéré comme prioritaire.

De plus, tous les fonds capitalisés reçus devront être investis de manière à ce que le capital initial demeure entier. De plus, le rendement devra être suffisant pour procurer un soutien financier à l'activité désignée par le donateur et convenu lors de la signature de l'entente. Ultimement, la croissance du capital devrait compenser les effets de l'inflation au fil des années. Il faut donc s'assurer de maintenir des placements conservateurs mais sécuritaires pour respecter les intentions des donateurs qui désirent établir des fonds de dotation qui seront inaliénables et ainsi en assurer la pérennité.

5. COMPTABILISATION DES CONTRIBUTIONS
Dans un esprit de transparence et en vue d'accroître les dons et de maintenir la confiance de nos donateurs à l'égard de SAM, il est essentiel d'établir clairement les méthodes administratives et les critères qui sont à la base de la comptabilisation des contributions découlant des campagnes de SAM.

Tous les dons reçus par SAM pendant une campagne annuelle donnée sont comptabilisés dans les résultats de celle-ci. La période couverte est par conséquent du 1er avril au 31 mars, soit l'exercice financier de SAM.

Tous les dons reçus par SAM au cours d'une campagne spéciale sont comptabilisés aux résultats de cette même campagne pour laquelle la période s'étendra du lancement officiel de celle-ci jusqu'à l'événement de clôture officielle.

La direction de SAM est responsable de la gestion de cette politique, de la mise à jour de la liste des dons à comptabiliser et de la transmission de l'information pertinente au personnel affecté à la comptabilisation des dons ainsi qu'au responsable de la gestion de l'information et de la recherche qui gère le système de gestion des dons.

Ainsi, tous les dons sont inscrits au fichier informatique des donateurs sous les codes spécifiques à chaque campagne. De plus, les dons effectués lors d'une campagne spécifique mais étalés sur plusieurs versements ne sont comptabilisés que dans la campagne durant laquelle ils ont été engagés et ce, en entier même si des sommes sont versées sur plusieurs années (méthode recommandée par CCAE et CASE). Pour ce type de dons, les reçus d'impôt sont toutefois émis uniquement pour la somme versée dans l'année en cours.

5.1 Exemples de dons crédités à une campagne

  1. i. dons destinés à une campagne;
  2. ii. souscriptions destinées à une campagne et confirmées par écrit;
  3. iii. dons confirmés comme étant reçus, excluant les dons et commandites des campagnes antérieures;
  4. iv. dans le cas d'une campagne majeure, les legs effectivement reçus durant cette campagne et ne comportant pas de restrictions pourront être crédités à celle-ci, les objectifs le permettant;
  5. v. les polices d'assurance dont le capital est libéré pendant la campagne et ne comportant pas de restrictions pourront être destinées à la campagne;
  6. vi. don irrévocable conditionnel à l'achat d'une rente viagère et destiné à une campagne et ne comportant pas de restrictions;
  7. vii. dons de biens fonciers, de biens culturels ou autres dons en matériels, tels qu'ils ont été définis dans la politique des dons étayés ci-dessous, et destinés à une campagne et ne comportant aucune restriction;
  8. viii. don irrévocable en fiducie ou rentes dont le capital ou le résidu est destiné à une campagne et ne comportant aucune restriction ; la valeur du don résiduel sera comptabilisé en tenant compte de l'espérance de vie du donateur et/ou du montant de la rente déterminée au contrat;


5.2 Exemples de dons non crédités à une campagne

  1. i. dons destinés à des projets autres que ceux qui correspondent aux objectifs de la campagne en cours;
  2. ii. souscriptions non confirmées par une signature;
  3. iii. legs, polices d'assurance, dons en nature et autres destinés à des projets autres que ceux qui correspondent aux objectifs de la campagne ou encore non concrétisés durant la période de la campagne en cours;
  4. iv. dons et souscriptions provenant de campagnes antérieures;
  5. v. subventions gouvernementales ou d'organismes subventionnaires publics;
  6. vi. versements de sommes découlant de souscriptions précédentes;
  7. vii. contrats de recherche.

 

Dernière mise à jour effectuée le 13 novembre 2014